Definition: Was ist eine Verfahrensanweisung?

Die Verfahrensanweisung – oder auch kurz VA – dient der strukturierten Dokumentation der Reihenfolge von Tätigkeiten und Abläufen innerhalb eines Verfahrens. Sie ist damit ein wichtiges Dokumentationsinstrument für das Qualitätsmanagement und kann sogar arbeitsplatzübergreifende Regelungen zur Umsetzung von Normen formalisieren.

Das ist zum Beispiel relevant, wenn Sie Zertifizierungen wie die ISO 9000 durchführen, denn diese setzen „dokumentierte Verfahren“ voraus, die neben Verfahrensanweisungen auch Prozessbeschreibungen und Arbeitsanweisungen einschließen.

In Verfahrensanweisungen finden sich eher übergreifende und allgemeinere Informationen zu Verfahrensweisen. Für konkretere Anleitungen sind Arbeitsanweisungen, Betriebsanweisungen und Co. zuständig.

Wie setzen Sie eine Verfahrensanweisung auf?

Wenn Sie eine Verfahrensanweisung erstellen wollen, sollten Sie die folgenden Schritte der Reihe nach abarbeiten:

Schritt 1: Definieren Sie die Zielgruppe. Wen betrifft die Verfahrensanweisung? Wer soll damit arbeiten?

Schritt 2: Dokumentieren Sie Ihre Prozesse und strukturieren Sie sie logisch. Sie bestimmen den Ablauf Ihrer Verfahren.

Schritt 3: Entwerfen Sie eine Vorlage für Ihre Verfahrensanweisungen, die Sie auch zukünftig wiederverwenden können. Verwenden Sie unbedingt klare und einheitliche Formulierungen bei der Dokumentation. Unser Tipp: Setzen Sie dabei am besten auf ein digitales System.

Schritt 4: Beziehen Sie spätestens jetzt – gern auch schon früher – Ihre Mitarbeitenden ein, um mögliche Verständnisfragen zu klären und ein Bewusstsein für die entstehenden Abläufe zu schaffen.

Schritt 5: Ist der erste Wurf Ihrer Verfahrensanweisung fertig, führen Sie Probeläufe durch. Passt alles oder müssen Sie noch Anpassungen vornehmen?

Schritt 6: Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden zu den neuen Verfahrensanweisungen – sowohl bei der Einführung neuer Verfahrensanweisungen als auch bei deren Aktualisierungen.

Schritt 7: Nach der Verfahrensanweisung ist vor der Verfahrensanweisung. Behalten Sie Ihre VAs kontinuierlich im Blick und prüfen Sie sie regelmäßig auf Aktualisierungspotenziale.

Welche Vorteile hat eine Verfahrensanweisung?

Wir haben weiter oben bereits auf Normen hingewiesen und tatsächlich ist die Verfahrensanweisung ein wichtiges Werkzeug, um die Normenkonformität sicherzustellen (z. B. DIN EN ISO 9001, DIN EN ISO 14001, DIN ISO 45001:2023).

Verfahrensanweisungen sind außerdem nicht auf einzelne Personen begrenzt. Vielmehr standardisieren Sie damit Verfahren über Teams und Standorte hinweg.

Verfahrensanweisungen gewährleisten die Einhaltung von Vorschriften und ermöglichen eine effektive Auditierbarkeit. Zudem erhöhen sie die Prozesssicherheit in Ihrem Unternehmen.

Welche Inhalte gehören in eine Verfahrensanweisung?

Damit eine Verfahrensanweisung sinnvoll genutzt werden kann, muss sie ein Grund-Set an Informationen enthalten. Dazu gehören:

• der Zweck: Warum gibt es die Verfahrungsanweisung? Welches Ziel wird verfolgt?
• der Anwendungsbereich: Wo und wann wird die Verfahrungsanweisung angewendet? Welche Abteilungen, Prozesse und Standorte sind betroffen?
• ergänzende Dokumente: Welche zusätzlichen Dokumente gibt es? Gibt es z.B. Arbeitsanweisungen, Sicherheitsrichtlinien, Betriebsanweisungen oder Prozessdiagramme, die im Zusammenhang mit der Verfahrensanweisung stehen?
• das Thema: Was sind der Inhalt und die Schwerpunkte der Verfahrensanweisung?
• eine Änderungshistorie: Wann und warum wurden Änderungen an der Verfahrensanweisung vorgenommen?

Beispiele für Verfahrensanweisungen

Verfahrensanweisungen finden immer dann Anwendung, wenn ein allgemeines Verfahren in einer bestimmten Situation beschrieben werden soll. Hier geht es nicht darum, ins operative Detail zu gehen. Daher finden Verfahrensanweisungen zum Beispiel in folgenden Situationen Anwendung:

Maßnahmen beim Störfall

In diesem Fall klärt die Verfahrensanweisung:

• Wie sollten Sie oder Ihre Mitarbeitenden sich in einem Störfall verhalten?
• Wie wird zum Beispiel bei einem unerwarteten Maschinenausfall reagiert?
• Wie kann eine schnelle Fehlerdiagnose durchgeführt werden?
• An wen muss berichtet werden?
• Wie erfolgt die weitere Koordination?

Details zur konkreten Umsetzung finden sich in den tiefergehenden Anweisungen wie zum Beispiel der Betriebsanweisung (zum Beispiel beim Maschinenausfall) oder der digitalen Arbeitsanweisung (zum Beispiel bei der Fehlerdiagnose).

Kundendienst

Auch im Kundendienst leisten Verfahrensanweisungen wertvolle Unterstützung. Sie klären:

• Wie werden Kundenanfragen dokumentiert und priorisiert?
• Wie werden Mitarbeiter den Kundenanfragen zugeordnet?
• Wie kann das Problem beim Kunden behoben, dokumentiert und im Nachgang in Rechnung gestellt werden?

Verfahrensanweisung vs. SOP vs. Prozessbeschreibung

Schauen wir uns noch an, wie sich die Verfahrensanweisung von anderen Konzepten abgrenzt.

Verfahrensanweisung

Was?

Die Verfahrensanweisung dient der Dokumentation von Verfahren und ihrer Durchführungsvorgaben. Sie beinhaltet auch zusätzliche Dokumente, die für die Durchführung von Tätigkeiten benötigt werden.

Für wen?

Abteilungsleiter und Mitarbeiter

Standard Operating Procedure (SOP)

Was?

Standard Operating Procedures sind sehr detaillierte Schritt-für-Schritt-Anweisung für das Durchführen von Aufgaben. Auch wenn die SOP wesentlich praxisnäher ist als die Verfahrensanweisung, wird sie sehr häufig als Synonym verwendet.

Für wen?

operative Mitarbeiter

Prozessbeschreibung

Was?

Eine Prozessbeschreibung ist die allgemeine Beschreibung des Ablaufs von Prozessen, inklusive Schnittstellen zu anderen Prozessen, Input und Output.

Für wen?

Prozessverantwortliche und Führungsebene

Ihre Mitarbeitenden in der Produktion müssen wissen, wie in bestimmten Situationen zu verfahren ist. Was sie dazu aber vor allem brauchen, sind detaillierte Anleitungen, die sie Schritt für Schritt durch die Prozesse führen.

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