Was ist eine Standard Operating Procedure (SOP)?

Eine Standard Operating Procedure – abgekürzt SOP – ist die verbindliche Beschreibung von Abläufen und Verantwortlichkeiten, einschließlich der dazugehörigen Prüfungen und Dokumentationen. Sie gibt ein standardisiertes Vorgehen vor.

Eine SOP ist vor allem dann von großem Nutzen, wenn Sie Prozesse in Ihrer Produktion optimieren und auf Basis einheitlicher Abläufe verschlanken wollen – Stichwort: Lean Production. In Industrien mit hohen Sicherheitsanforderungen, wie zum Beispiel der Pharmaindustrie und der Luftfahrtindustrie sind SOPs ein Muss für die Prozesssicherheit. Sie werden zum Beispiel bei Freigabeprozessen von Produkten durch Behörden herangezogen.

So etablieren Sie eine SOP in Ihrem Unternehmen

Schritt 1: Prüfen Sie zuerst, welche Prozesse für eine Standard Operating Procedure in Frage kommen. Nicht jeder Prozess kann standardisiert werden beziehungsweise maßgeblich von einer Standardisierung profitieren. Fragen Sie sich:

  • Welche Prozesse sind besonders fehleranfällig?
  • Welche Prozesse sind kritisch?
  • Welche Prozesse lassen sich standardisieren?

Schritt 2: Tragen Sie alle relevanten Informationen von allen beteiligten Wissensträgern zusammen, dokumentieren Sie sie und werten Sie sie aus. Bewerten Sie die Relevanz der gesammelten Informationen in Bezug auf die gewünschte SOP.

Schritt 3: Haben Sie alle Daten zusammen, strukturieren Sie sie und bereiten sie für die Standard Operating Procedure auf. Nutzen Sie die Daten, um Ihre SOP auszuarbeiten. Achten Sie dabei auf:

  • einheitlichen Aufbau und Formatierung
  • einfache klare Formulierungen
  • die Nutzung visueller Hilfsmittel wie Bildern

Schritt 4: Prüfen Sie die Standard Operating Procedure auf Stringenz, Vollständigkeit und Sinnhaftigkeit. Lassen Sie auch beteiligte Mitarbeitende drüberschauen, um einen objektiven Blick auf Schwachstellen und Verbesserungspotenziale zu erhalten.

Schritt 5: Informieren Sie die Mitarbeitenden, die mit der SOP arbeiten müssen, was genau dahintersteckt und wie es funktioniert. Schulen Sie sie eingehend, auch bei künftigen Aktualisierungen.

Schritt 6: Läuft die Standard Operating Procedure, können Sie sich entspannt zurücklehnen, oder? Nun ja, es wird nicht bei einer SOP bleiben und auch die Bestehenden sollten Sie zusammen mit Ihren Mitarbeitenden immer wieder begutachten und hinterfragen, um Optimierungspotenziale herauszukristallisieren.

Standard Operating Procedure - SOP

Welche Vorteile bringt eine Standard Operating Procedure?

Wenn Sie Standard Operating Procedures umsetzen, dann etablieren Sie zwangsläufig einheitliche Standards, nach denen Ihre Mitarbeitenden arbeiten können.

Einheitliche Standards bedeuten automatisch effizientere Arbeitsabläufe und mehr Einheitlichkeit bei der Durchführung.

Folgen Sie dem Grundsatz, SOPs immer auf Basis einheitlicher Strukturen zu erstellen, dann ermöglicht das zudem eine spürbar schnellere Einarbeitung Ihrer Mitarbeitenden in neue Prozesse. Schließlich kennen sie den „Look and Feel“ bereits.

Standardisierung bedeutet auch, Interpretationsspielräume zu schließen. Das resultiert unmittelbar in einer Minimierung von Fehlern.

Und natürlich stellen Sie mit SOPs die Compliance und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicher.

Was gehört in eine Standard Operating Procedure (SOP)?

In eine gute Standard Operating Procedure gehören eine Bandbreite an Daten, die die wesentlichen Fakten dahinter wiedergeben und alle relevanten „W“-Fragen beantworten. Zu diesen Daten gehören:

  • ein eindeutiger Name beziehungsweise eine eindeutige Kennzeichnung
  • ein Gültigkeitszeitraum
  • eine Versionsnummer
  • der Name des Erstellers
  • der Name der genehmigenden Personen (intern oder extern)
  • Ziel und Zweck der SOP, also die Antwort auf die Frage: Was soll erreicht werden und warum?
  • das Anwendungsgebiet und der Geltungsbereich: Wo und von wem wird die SOP eingesetzt?
  • eine Prozessbeschreibung, inklusive Materialien und Ausrüstungen: Wie und womit wird die Tätigkeit durchgeführt?
  • Informationen zu Zuständigkeit und Qualifikation: Wer ist verantwortlich? Wer ist berechtigt beziehungsweise qualifiziert, die Tätigkeit durchführen?
  • die Dokumentation: Wie, wo und durch wen werden Abläufe dokumentiert?

Welche Ziele verfolgt eine Standard Operating Procedure?

Das erste Ziel steckt bereits im Namen: Die Standard Operating Procedure soll Prozesse und Abläufe standardisieren und klare Strukturen dafür vorgeben beziehungsweise etablieren.

Ist die SOP erfolgreich eingeführt, kann sie zur Fehlerminimierung und zur Sicherstellung einer gleichbleibenden Produktqualität beitragen.

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