Kontinuierlicher Verbesserungsprozess / KVP: Was ist das eigentlich?

Der Begriff „kontinuierlicher Verbesserungsprozess“ – oder auch kurz KVP – beschreibt Maßnahmen zur ständigen Optimierung von Prozessen und Abläufen und damit auch von Produkten und Dienstleistungen. Wichtig ist dabei, dass ein bestehender Prozess nicht einfach durch einen optimierten Prozess ersetzt wird. Vielmehr werden kontinuierlich kleine, schrittweise Verbesserungen umgesetzt. KVP ist dementsprechend auch niemals abgeschlossen, sondern wird stetig weitergeführt.

Kontinuierliche Verbesserungsprozesse sind zentraler Bestandteil des Qualitätsmanagements, der ISO 9001, sowie des Lean Managements.

Übrigens: KVP ist inspiriert vom japanischen Kaizen, das so viel wie „Verbesserung zum Besseren“ bedeutet. Hinter diesem Konzept steckt eine komplette Arbeits- und Lebensphilosophie, die besagt, dass Verbesserung eine niemals endende Aufgabe ist.

KVP umsetzen: So etablieren Sie den kontinuierlichen Verbesserungsprozess

KVP ist kein Projekt, das Sie im nächsten halben Jahr einmalig umsetzen, und dann ist das Thema erledigt. Damit ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess etabliert werden kann, müssen Sie Ihre Geschäftsführung dafür sensibilisieren und das Engagement aller Beschäftigten sicherstellen. KVP setzt kontinuierliche Teamarbeit voraus. Denn: Vier Augen sehen mehr als zwei und viele Probleme können schlichtweg nicht im Alleingang gelöst werden.

Aber wie kommen Sie denn nun zu einem KVP?

Schritt 1: Beobachten und analysieren Sie bestehende Prozesse.

Ausgangspunkt ist natürlich Ihr Status-quo, den Sie mit gezielten Fragen und Analysen unter die Lupe nehmen sollten. Wie steht es um den IST-Zustand Ihrer Prozesse? Wie unterscheidet sich der IST-Zustand vom SOLL-Zustand? Welche Probleme treten auf? Was sind die Ursachen dafür?

Schritt 2: Erarbeitung von Verbesserungsvorschlägen

Erarbeiten Sie zusammen mit Ihren Kolleginnen und Kollegen Vorschläge für Verbesserungen. Wichtig ist dabei, dass Sie immer mit den Personen zusammenarbeiten, die aktiv in den jeweiligen Prozess involviert sind. Eruieren Sie gemeinsam:

• welche Lösungen es gibt
• welche der möglichen Lösungen die beste ist
• welche Maßnahmen für die Umsetzung durchgeführt werden müssen

In den meisten Fällen dürften Sie bei einer der folgenden Lösungen herauskommen. Sie können Prozesse bzw. Prozessschritte:

• aussortieren
• aufräumen
• standardisieren
• vermeiden
• einfacher gestalten

Schritt 3: Vorstellung der Vorschläge bei Stakeholdern

Besprechen Sie die gefundenen Lösungen mit den Beteiligten und Betroffenen und holen Sie sich deren Feedback ein.

Schritt 4: Umsetzung der Verbesserungsvorschläge

Sind alle Stakeholder zufrieden und praktikable Verbesserungsansätze gefunden, geht es an die Umsetzung. Klären Sie dafür: Wer macht was, wann, mit wem und was wird dafür benötigt?

Schritt 5: Neubeurteilung des angepassten Prozesses

Ist der neue Prozess etabliert, kommt die Kontinuität ins Spiel – schließlich sprechen wir von kontinuierlichen Verbesserungsprozessen, nicht von einmaligen. Überwachen Sie daher die Prozesse und beobachten Sie genau, ob die Verbesserung den gewünschten Erfolg bringt.

Nein? Dann beginnen Sie wieder bei Schritt 1 und optimieren den aktuellen Prozess.

Ja? Dann geht’s weiter mit dem nächsten optimierbaren (Teil-)Prozess.

Unser Tipp:

Machen Sie kleine Schritte. Das heißt, optimieren Sie lieber viele kleine Prozesse in kurzen Intervallen, als einen großen Rundumschlag auf die Beine zu stellen. So stellen sich messbare Erfolge schneller und mit deutlich höherer Wahrscheinlichkeit ein.

Methodik zur Umsetzung von KVP

Die Grundlage für kontinuierliche Verbesserungsprozesse bildet der sogenannte PDCA-Zyklus. Dieser Zyklus besteht aus den Phasen „Plan“ (P), „Do“ (D), „Check“ (C) und „Act“ (A) und wiederholt sich immer wieder.

Plan umfasst:

• Verbesserungspotenziale erkennen
• IST-Zustand erheben und analysieren
• Verbesserungsvorschläge entwickeln

Do umfasst:

• Maßnahmen umsetzen

Check umfasst:

• Ergebnisse überprüfen

Act umfasst:

• Verbesserungen überwachen (Audits)
• bei Problemen eingreifen
• und bei Erfolgen standardisieren

Welche Vorteile bringt ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP)

In erster Linie sorgt KVP natürlich für stetig besser werdende, immer reibungsloser laufende Prozesse. Das wiederum resultiert langfristig in

• erhöhter Produktqualität
• erhöhter Prozesstreue
• erhöhter Servicequalität
• schnellerer Realisierung von Verbesserungen
• erhöhter Mitarbeitermotivation und -einbindung

Beispiel: KVP in Fertigung und Montage

Das Szenario:

Ihre Mitarbeitenden müssen ein bestimmtes Produkt fertigen. Dazu benötigen Sie eine Reihe an Unterlagen, die entsprechenden Materialien sowie Werkzeuge und Hilfsmittel. Das alles müssen sie vor Beginn der Abarbeitung zusammentragen.

Das Problem:

An vielen Stellen eröffnen sich hier Fehlerpotenziale. Sind die Dokumente aktuell? Hat der Mitarbeitende vollständige und fehlerfreie Materialien zur Verfügung?

Die Lösung:

Im Rahmen von KVP haben Sie die aktuellen Abläufe in der Montage als Fehlerquelle erkannt. Als Lösung stellen Sie künftig alle benötigten Informationen und Hilfsmittel direkt am Arbeitsplatz zur Verfügung und begleiten den Prozess mit zum Beispiel digitalen Arbeitsanweisungen. Der Mitarbeitende muss nicht erst alles zusammensuchen und durch das System wird verhindert, dass es bei der Abarbeitung der Aufgaben zu Fehlern kommt.

Ziele von KVP

Kontinuierliche Verbesserungsprozesse zielen auf die Prozessoptimierung mit Blick auf eine höhere Kundenzufriedenheit und die langfristige Sicherung Ihrer Wettbewerbsfähigkeit ab.

Prozesse, die nicht auf die Zufriedenheit des Kunden einzahlen, müssen dementsprechend auf Verschwendungen untersucht werden. In der Regel werden jedoch alle Prozesse im Unternehmen auf Optimierungspotenziale untersucht, weil zum Beispiel auch die Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit ein wichtiges Ziel kontinuierlicher Verbesserungsprozesse ist.

Weniger Fehler in der Fertigung und Montage. Effizientere Abarbeitung von Arbeitsaufträgen. Höhere Mitarbeiterzufriedenheit bei der täglichen Arbeit. All das sind KVP-Aspekte, die sie mit einem digitalen Werkerassistenzsystem fördern und erreichen können.

Wie das ganze in unserem System weasl aussehen kann, erleben Sie in unserer kostenlosen Showcase-Umgebung.