Was sind digitale Checklisten?

Ganz simpel ausgedrückt: Digitale Checklisten sind die digitale Version von klassischen, papierbasierten Checklisten und Fragebögen.

Wie jede Checkliste dokumentiert auch die digitale Variante wiederkehrende Prozesse. Sie erfasst systematisch Prüfpunkte und fragt vordefinierte Werte und Daten ab.

Manchmal treten sie auch als Kontrolllisten, Prüflisten oder „Abhaklisten“ auf, aber inhaltlich erfüllen sie alle die gleiche Funktion.

Allerdings finden sich Checklisten im Produktionsumfeld nicht nur als reine Abfragelisten, sie dienen oft sogar als rudimentäre Form der digitalen Arbeitsanweisung.

Welche Vorteile haben digitale Checklisten?

Eine Checkliste an sich bringt bereits den Vorteil der Formalisierung und Standardisierung mit: Mit ihr werden prinzipiell immer die gleichen Fakten abgefragt. Digitale Checklisten warten darüber hinaus noch mit einer ganzen Reihe weiterer Vorteile auf:

• Zeitersparnis: Die Daten landen direkt im System, manuelle Übertragungsprozesse entfallen.
• Fehlerreduktion: Unklar oder unleserlich ausgefüllte Checklisten gibt es nicht mehr. Missverständnisse können vermieden werden.
• Pflichtfelder: Im Gegensatz zum klassischen Pendant können digitale Checklisten Validierungen oder Pflichtfelder einfordern, die nicht ausgelassen werden können.
• vordefinierte Daten: Digitale Checklisten können bereits mit vordefinierten Daten befüllt und dynamisch aktualisiert werden.
• Ende der Zettelwirtschaft: Mitarbeitende nehmen eine Papier-Checkliste, füllen sie aus, bringen sie zurück und müssen sie noch übertragen? Nicht mit digitalen Checklisten.
• immer aktuell: Digitale Checklisten können im laufenden Betrieb aktualisiert und bereitgestellt werden. Mitarbeitende nutzen immer zuverlässig die aktuellste Version.
• Nutzerfreundlichkeit: Digitale Checklisten bieten oft Mehrsprachigkeit auf Knopfdruck, sind auf diversen Endgeräten nutzbar und „wetterfest“.
• multimediale Inhalte: Digitale Checklisten können zum Beispiel durch Fotodokumentation leicht angereichert werden.
• Echtzeitsynchronisation: Eingegebene Daten landen direkt im System und schaffen damit Echtzeit-Transparenz über den Prozess.
• Protokollierung: Protokolle können automatisch generiert werden. Sie stellen revisionssicher dokumentierte Daten dar beziehungsweise greifen auf diese zu.

Beispiele und Einsatzszenarien

Digitale Checklisten können Sie überall dort einsetzen, wo Daten, Werte, Zustände und Co. erfasst und dokumentiert werden müssen und der dahinterliegende Prozess ein gewisses Maß an Standardisierung aufweist.

Als Beispiel können Sie sich hier die Qualitätskontrolle eines Produktes vor Augen führen: Das Produkt muss bestimmte, fest definierte Charakteristika aufweisen, damit es als Gutteil in den Verkauf gehen kann. Diese Charakteristika können Sie über eine digitale Checkliste (inklusive Pflichtfeldern und Grenzwerten) abfragen und direkt im System speichern.

Weitere Einsatzgebiete finden sich in

• Begehungen
• Abnahmen
• Inspektion
• Wartung

Auch in der Montage sind digitale Checklisten nicht unüblich. Hier werden Montageanweisungen in Form digitaler Checklisten an die Werker verteilt. Das funktioniert dann am besten, wenn die Montageprozesse möglichst linear und einfach gestaltet sind.

Ziele von digitalen Checklisten

Warum würden Sie digitale Checklisten in Ihrem Unternehmen einsetzen? Um Daten digital zu erfassen? Um Fehler zu vermeiden? Um Ihren Mitarbeitenden die Arbeit zu erleichtern? Das ist alles absolut korrekt und zeigt, wie vielfältig die Ziele von digitalen Checklisten sein können.

Generell vereinfachen digitale Checklisten alle Prüfvorgänge und gestalten sie effizienter. Zudem unterstützen sie dabei, Arbeitsabläufe zu standardisieren.

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