25. Oktober 2024
Autoren: André Nimtz & Maren Fichtner
Lesezeit: ca. 15 Minuten
Papierlose Fertigung: Wie sieht der Status-quo aus?
Wenn es um die papierlose Fertigung geht, werden gern einmal dramatische Szenarien von kaum handhabbaren Papiermassen und undurchdringlicher Zettelwirtschaft gezeichnet. Wir können jedoch aus Erfahrung sagen: So dramatisch sieht es in den meisten Unternehmen schon eine Weile nicht mehr aus.
Allerdings sind einige relevante Prozesse noch immer papiergebunden und damit inkompatibel mit den Anforderungen der Digitalisierung. Ganz zu schweigen davon, dass papierbasierte Prozesse immer ein Mehr an Zeit und Aufwand bedeuten und ein höheres Risiko für Fehler und Informationsverlust in sich bergen.
Ganz konkret finden Sie Papier in der Produktion oft noch
- in Form von Arbeitsanweisungen und Stücklisten
- in Betriebsanleitungen und Konstruktionszeichnungen
- in Laufzetteln
- in Begleitpapieren und Lieferscheinen
- und etwas abstrahierter auch in Form der Shopfloor Tafel.
Dabei sind die Nachteile in der Produktion die gleichen wie bei jedem analogen, also papiergebundenen Informationsträger:
- Wollen Sie Informationen und Daten übertragen – sei es auf ein anderes Blatt Papier oder im Bestfall in ein digitales System wir ein ERP – dann geht das nur manuell und mit spürbarem Aufwand.
- Neue Versionen des gleichen Dokuments können gleichzeitig im Umlauf sein wie die alten und es ist schwer sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeitenden immer mit der aktuellen Version arbeiten.
- Am Ende der Schicht sind mehrere Kopien des gleichen Dokuments mit unterschiedlichen Bearbeitungsständen im Umlauf – Nachhaltigkeit ade.
Machen wir es noch ein wenig konkreter und schauen uns eine aktuelle Studie zur papierlosen Fertigung an. Im Digital Office Index 2024 analysierte Bitkom die Digitalisierung von Geschäfts- und Verwaltungsprozessen in deutschen Unternehmen. Und auch wenn hier die gesamtunternehmerischen Prozesse betrachtet werden und auch fertigungsferne Branchen befragt wurden: Die Ergebnisse geben einen anschaulichen Überblick. So steht es um die papierlosen Prozesse in Unternehmen:
> 90 %
setzen bereits eine ERP-Lösung ein
70 %
setzen digitale Lösungen für Personal-, Finanz-, Rechnungsthemen ein
ca. 15 %
haben bereits papierlose Büro- und Verwaltungsprozesse (keine interne Post, E-Rechnungen, … )
ca. 50 %
nutzen digitale Lösungen für Vertrags- und Lagerverwaltung sowie Versand und Transport
< 50 %
haben digitale Lösungen für Materialwirtschaft
< 30 %
haben digitale Lösungen für Leistungserstellung (z.B. Produktionsplanung und -steuerung)
3,6 von 5
lautet der Digitalisierungsgrad von Produktion, Fertigung und Projektabwicklung
Die Studie zeigt, was wir bereits vermutet haben: Die Papierwüsten gibt es nicht mehr, aber dennoch schlummern beachtliche Potenziale in Prozessen, die immer noch papierbasiert vonstattengehen.
Quelle: Bitkom Digital Office Index 2024
Das Ziel der papierlosen Fertigung steckt eigentlich schon im Namen: Es geht hier darum, ohne Ausdrucke oder papierbasierte Unterlagen zu fertigen. Aber wenn wir noch eine Ebene tiefer schauen, dann geht es um Einiges mehr. Denn es ist nicht zielführend, eine Blatt Papier – sagen wir – durch eine PDF-Datei zu ersetzen. Klar, das Papier ist weg, aber stattdessen liegen nun unzählige Dateien herum, die ebenso fehleranfällig sind, veralten und die Weiternutzung von Daten erschweren.
Ergänzen wir also: Papierlose Fertigung meint die Eliminierung von Papier aus der Fertigung zugunsten von durchgängig digitalen Prozessen und Systemen. "Durchgängig digital" ist hier der Schlüssel, denn erst dadurch werden die Daten, die vormals aufs Papier gewandert sind, direkt und in Echtzeit für die Dokumentation, die weitere Verarbeitung oder andere Dienste nutzbar gemacht. Das schließt auch direkte digitale Interaktions- und Rückmeldemöglichkeiten Ihrer Mitarbeitenden aus der Fertigung ein.
Nachhaltigkeit durch papierlose Fertigung
Durch Einsparungen bei Papier- und Druckkosten, sowie bei Lagerung und Entsorgung von Papier ermöglicht die papierlose Fertigung ein nachhaltigeres Wirtschaften für Ihr Unternehmen selbst sowie eine Verringerung Ihres ökologischen Fußabdrucks.
Zeitersparnis durch papierlose Fertigung
Die papierlose Fertigung hilft Ihnen, auf verschiedenen Ebenen Zeit einzusparen. Wenn alle nötigen Informationen digital am Arbeitsplatz verfügbar sind, verkürzen Sie die Informationswege signifikant und ersparen Ihren Mitarbeitenden „die Rennerei“ nach den richtigen Dokumenten. Informationen stehen immer sofort und kontinuierlich zur Verfügung. Das steigert die Effizienz Ihrer Werker und beschleunigt die Durchlaufzeiten.
Papierlos fertigen und Wissen sichern
Haben Ihre Werker bislang ihr Erfahrungswissen per Kommentar auf ihren Unterlagen gesichert, so tun sie das in der papierlosen Fertigung direkt im System. Das sorgt dafür, dass dieses Wissen ad hoc gesichert und für die weitere Nutzung verfügbar gemacht wird. Ein digitales System zur papierlosen Fertigung ermöglicht es Ihnen, Prozesse kontinuierlich und auf Basis von Erfahrungswissen zu optimieren. Das steigert nicht zuletzt auch die Mitarbeiterproduktivität.
Fehlerfrei, papierlos arbeiten
Haben Sie erst einmal eine durchgängig papierlose Fertigung etabliert, eliminieren Sie damit sämtliche Medienbrüche – und damit auch die Stellen, an denen Fehler mit Vorliebe auftreten. Stets aktuelle digitale Arbeitsanweisungen führen des Weiteren zu einer sinkenden Fehlerquote sowie weniger Nacharbeit und Ausschuss. Und weil alle Abläufe, Daten und Eingaben digital vorliegen, gestaltet sich auch die Qualitätskontrolle spürbar einfacher.
Der kurze Weg zu besseren Daten
Wenn Messwerte und Notizen nicht mehr auf Papier, sondern digital erfasst werden, dann verschwinden Interpretationsspielräume. Die erfassten Daten sind genauer und liegen unmittelbar nach der Eingabe bereits digital vor. Das schafft eine höhere Transparenz und Nachverfolgbarkeit. Zudem ermöglicht Ihnen das System auch eine wesentlich schnellere Reaktionsfähigkeit – auf Basis der erfassten Daten oder auch bei kurzfristigen Änderungen.
Langfristige Effekte der papierlosen Fertigung
Die papierlose Fertigung ebnet Ihren Werkern den Weg zu fehlerfreier Arbeit mit hoher Effizienz in einem durchgängig digitalen Umfeld. Das schlägt sich über kurz oder lang in einer höheren Kundenzufriedenheit nieder und sichert Ihre Wettbewerbsfähigkeit.
Na, das klingt doch alles super, oder? Dann werfen Sie einfach das ganze Papier weg und los geht’s. Wenn es so einfach wäre. Wie immer müssen Sie (sofern Sie das nicht schon in irgendeiner Form haben) die Voraussetzungen für die papierlose Fertigung schaffen. Das wollen wir einmal von der technischen und einmal von der organisatorischen Seite beleuchten. Beginnen wir mit der Technik.
Einführung verschiedener Softwarelösungen für die papierlose Fertigung
Die richtige Software ist das A und O. Doch leider ist es kaum möglich, das eine System zu empfehlen oder gar zu benennen, das Ihre Papiersorgen löst. Das hängt wie so oft von Ihren Bedarfen ab. Mögliche Softwarelösungen können sein:
- ein Dokumentenmanagementsystem (DMS): als Lieferant für digitale Dokumente ein guter Ausgangspunkt für erste, schnelle Erfolge
- ein führendes System zur zentralen Datenverwaltung, z.B. ERP oder MES: Hier können Sie Fertigungsaufträge anlegen und bereitstellen sowie Aufträge, Stücklisten, Zeichnungen, Arbeitsanweisungen und Laufkarten freigeben.
- Software für die Produktionsplanung und -steuerung, z.B. APS: ermöglicht die detaillierte Planung von Ressourcen, Material und Werkzeugen sowie die schnelle Reaktion auf spontane Änderungen in der Produktion
- CAD-, PDM- oder PLM-Systeme: übernehmen die digitale Darstellung von Zeichnungen, etc.
- Anwendungen zur digitalen Mitarbeiterkommunikation: können unternehmensweit vielseitig eingesetzt werden z.B. auch für Krankmeldung, Anleitungen, Protokolle
- Werkerassistenzsystem: digitales System zur Bereitstellung von fertigungsrelevanten Informationen für den Werker und zur Aufnahme von fertigungsnahen Daten und Informationen
Einführung von Hardware
Oftmals braucht die gewählte Software eine adäquate Hardware-Unterstützung und nicht jeder Arbeitsplatz ist bereits für die Digitalisierung gewappnet. Ein Werkerassistenzsystem zum Beispiel benötigt auch einen Bildschirm, um die digitalen Arbeitsanweisungen an den Mitarbeitenden zu bringen. Auch andere Hardware-Invests können auf dem Weg zur papierlosen Fertigung sinnvoll sein:
- digitale Materialentnahme z.B. in Form eines Pick-by-Light-Systems
- (mobile) Endgeräte zur Bereitstellung von Daten und zur Feedback- oder Betriebsdatenerfassung (Tablets, Scanner, etc.)
- Tracking-Lösungen, z.B. Barcodes oder RFID-Technologien
- IoT-Sensoren oder -geräte, z.B. zur Überwachung von Temperatur oder Druck direkt an der Maschine
Die Infrastruktur für papierlose Fertigung
Ohne zu tief ins Detail zu gehen: Reicht das WLAN bis in die letzte Ecke der Werkshalle? Und wenn nein, ist das ein Problem für den Einsatz Ihres künftigen digitalen Systems? Die passende IT-Infrastruktur ist ebenfalls eine wesentliche Voraussetzung für die erfolgreiche papierlose Fertigung. Das schließt die Internet-Verfügbarkeit ebenso ein wie die IT-Sicherheit.
Schritt 1: Vorteile und Risiken einer papierlosen Fertigung intern bewerten
Wie bei eigentlich allen Innovationsprozessen beginnt auch der Weg in die papierlose Fertigung nicht mit der Lösungssuche. Der erste Schritt ist immer die Innensicht: Was bedeutet der Schritt zur papierlosen Fertigung für Ihr Unternehmen? Klären Sie:
- welche Prozesse betroffen sind und welche Anwendungsfälle es gibt
- welche Auswirkungen die Änderungen auf Ihre Mitarbeitenden und das gesamte Unternehmen haben
- und welches Ziel Sie ganz konkret verfolgen.
Holen Sie am besten auch schon am Anfang relevante Mitarbeitende ins Boot, um spätere Hürden zu umgehen.
Schritt 2: Erstellen Sie einen Zeitplan
Die papierlose Fertigung hat so viele Vorteile, also fangen Sie am besten morgen gleich an. Oder doch nicht? Nein, denn ein Zeit- und Maßnahmenplan ist wichtig. Definieren Sie die Schritte und Maßnahmen sowie die benötigten Ressourcen. Fokussieren Sie sich dabei auf einzelne, erfolgsversprechende Prozesse, mit denen Sie starten können.
Aber: Behalten Sie dabei immer im Blick, dass Sie am Ende eine ganzheitliche, unternehmensübergreifende Lösung etablieren. Insellösungen sind tabu.
Schritt 3: Priorisieren Sie die Prozesse
Am Anfang sollten wie gesagt die erfolgsversprechenden Prozesse stehen. Schauen sie sich dazu alle in Frage kommenden Prozesse an und eruieren Sie, welche am meisten profitieren. Bewerten Sie Ihre Prozesse nach einheitlichen Kriterien wie zum Beispiel Einfachheit der Umsetzung, Notwendigkeit der Prozessdigitalisierung, Nutzen für das Unternehmen, etc. So finden Sie die Prozesse mit der höchsten Prio, die Sie als erstes angehen sollten.
Schritt 4: Pilotprojekt für die papierlose Fertigung
Bei Ihrem ersten Projekt haben Sie die Freiheit, zu testen und zu experimentieren. Welche Lösungen gibt es am Markt? Wie gut funktionieren die Lösungen in Ihrem Unternehmen? Womit erreichen Sie die gesteckten Ziele?
Ziel des Pilotprojektes ist es, die ideale Lösung für diesen ersten und mögliche weitere Schritte zu finden und die Anforderungen zu schärfen. Am Ende des Pilotprojektes sollten Sie bei einer flexiblen, digitalen Lösung ankommen, die zu Ihren Bedarfen passt und offen für andere Szenarien ist.
Schritt 5: Roll-out auf das gesamte Unternehmen
Haben Sie die passende Lösung gefunden und alle technischen Voraussetzungen erfüllt, steht einem Roll-out nichts mehr im Wege. Doch damit ist die Arbeit noch nicht getan. Jetzt müssen Sie:
- die neuen Abläufe klar definieren und dokumentieren – digital, versteht sich
- Ihre Mitarbeitenden zum Wie, Was und Warum der neuen Lösung schulen
- die regelmäßige Wartung von Software und Geräten einplanen
- Ihre Prozesse im Sinne des KVP überwachen.
Wenn es um papierlose Prozesse in der Fertigung geht, ist ein Werkerassistenzsystem ein valider Lösungsansatz. Vor allem dort, wo manuelle Arbeiten ausgeführt werden, finden sich oft noch Papierdokumente oder ineffiziente Dateiformate wie Excel oder PDF. Und genau an diesen Punkten kann ein Werkerassistenzsystem ansetzen und digitale Durchgängigkeit und Effizienz schaffen. Werfen wir einen Blick in unser System weasl und schauen uns den konkreten Nutzen an:
Papierlose Arbeitsanweisungen
weasl schließt die digitale Lücke zwischen Ihren Systemen und den Werkern. Daher bietet das System im Kern alles Wesentliche, um Ihren Mitarbeitenden die Arbeit digital zu erleichtern. An diesen Stellen kann weasl papierbasierte Prozesse ersetzen:
- digitale Schritt-für-Schritt-Anweisungen, die durch Medien angereichert werden können
- Bereitstellung von Konstruktionszeichnungen direkt im System, z.B. e-Drawings
- Bereitstellung von arbeitsschrittbezogenen, digitalen Stücklisten
- automatische Dokumentation jedes Arbeitsschritts
- schnelle Bereitstellung aktualisierter Anweisungen
- Sicherstellung, dass Ihre Werker immer mit der korrekten Version arbeiten
Papierlose Betriebsanleitungen
Für Maschinen- und Anlagenbauer bietet weasl einen weiteren papierlosen Mehrwert: Das System kann nicht nur bei der Montage der eigentlichen Maschine unterstützen, sondern auch Ihren Kunden eventuelle Endmontageprozesse vereinfachen. Im Rahmen der EU-Maschinenverordnung sollen dem Endnutzer ab 2027 Betriebsanleitungen digital verfügbar gemacht werden. Mit weasl liefern Sie diese Anleitungen einfach mit der Maschine aus. Der Endnutzer greift dann zum Beispiel über einen QR-Code an der Maschine digital auf die Betriebsanleitung in weasl zu.
Papierlose Betriebsdatenerfassung
Bei der Abarbeitung von Arbeitsaufträgen entstehen jede Menge Daten, die mit einem digitalen System wie weasl direkt erfasst und für die Weiterverarbeitung nutzbar gemacht werden. weasl ermöglicht die Betriebsdatenerfassung in Form von:
- Qualitätsdaten, z.B. Mangelerfassung / Fehlerklassenerfassung
- Auftragsdaten, z.B. Produktivzeiten
- Personaldaten, z.B. Arbeitszeiten
- Materialdaten, z.B. Buchung von Verbräuchen
- etc.
Papierloser Laufzettel
Auch als papierloser Laufzettel kann weasl eingesetzt werden. Dafür bringt das System ein Fortschrittsmonitoring beziehungsweise verschiedene Mechaniken zum Tracking und Tracing mit.
Fazit
Das Bild einer mit ölverschmierten Papierbergen zugepackten Produktion gehört schon einer Weile in die Mottenkiste. Allerdings finden sich dennoch einige Bereiche, in denen die papierlose Fertigung ansetzen kann. Wichtig ist es, den Gedanken „papierlos“ durch „durchgängig digital“ zu ergänzen.
In der idealen papierlosen Fertigung werden ausgedruckte Dokumente nicht durch einzelne Dateien ersetzt. Vielmehr gilt es, digitale Systeme zu etablieren, die beides ersetzen und im Bestfall unternehmensweite Durchgängigkeit ermöglichen. Als Benefit winken fehlerfreies Arbeiten, hohe Nachhaltigkeit und gesteigerte Effizienz.
Überzeugen Sie sich selbst:
So funktioniert papierlose Fertigung mit weasl
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