Digitalisierung von Prozessen: Definition, Ziele, Leitfaden

Ende 2023 führten die Staufen AG und Applied IT eine Umfrage zur Digitalisierung* durch. Darin gab die Hälfte der befragten Unternehmen an, ihre Digitalisierungsbestrebungen trotz – oder gerade wegen – der aktuellen Krisen zu intensivieren. Und für wiederum 82 Prozent dieser Unternehmen stand die „Digitalisierung von Prozessen“ an erster Stelle.

Fragt sich nur: Was genau bedeutet denn diese Digitalisierung von Prozessen und welche Prozesse sind eigentlich gemeint. Allgemein gesprochen geht die Digitalisierung von Prozessen über die Produktion und das produzierte Produkt hinaus und beschäftigt sich mit allen Prozessen im Unternehmen – sprich Geschäftsprozessen. Prinzipiell könnte man sagen: Alle Prozesse, die analog, papierbasiert oder anderweitig nicht-digital vorliegen, werden digitalisiert oder ggf. sogar automatisiert.

Prozessdigitalisierung Option 1: Digitalisierung an sich als Ziel

Hier sprechen wir neudeutsch von Business Process Digitization (BPD) und es bedeutet nichts Anderes, als dass analoge Formate fortan im digitalen Format bereit gestellt werden. Dadurch sind Daten und Informationen jederzeit und überall verfügbar. Beispiele für die Prozessdigitalisierung könnten sein

die digitalen Arbeitsanweisungen in der Produktion
die digitale Rechnungslegung in der Buchhaltung

Prozessdigitalisierung Option 2: Automatisierung als Ziel

Noch einen Schritt weiter geht die Automatisierung – oder Business Process Automation (BPA). Wiederkehrende, regelbasierte Aufgaben werden hier ohne menschliches Eingreifen automatisch ausgeführt. Die Technologie steuert die Prozesse, vordefinierte Regeln ermöglichen die automatisierte Entscheidungsfindung. Beispiel hierfür könnten sein:

Robotic Process Automation (RPA): Software-Roboter legen Nutzerkonten für neue Mitarbeiter an
Machine Learning: Maschinen treffen auf Basis von Historiendaten eigenständig Entscheidungen
KI: Chatbots antworten auf Basis von Wissensdatenbanken auf Kundenanfragen

* Quelle: Staufen AG

Dokumentationsprozesse mit Stift und Papier sind aufwändig. Nicht nur das Dokumentieren selbst kostet Nerven, Sie müssen zudem immer wissen, wann was wie wo dokumentiert werden muss, um z.B. der Compliance oder der DSGVO zu entsprechen.
Alles Notierte wird im besten Fall abgeheftet. Doch auch dann und viel mehr, wenn das nicht geschehen ist, gestaltet sich die Suche nach Informationen in Aktenordnern und in Ihrer Zettelsammlung aufwändig und bremst die Entscheidungsfindung.
Kennen Sie das, wenn Ihnen etwas zwischen Tür und Angel zugerufen wird? Die Info steht jetzt wortwörtlich im Raum und verpufft, wenn Sie sie nicht aufschreiben.
Digital heißt überall verfügbar. Analog hingegen bedeutet lange Wegezeiten zur Informationsbeschaffung und -verteilung.

Analoges Wissen ist isoliertes Wissen – lokal oder temporär.
Alles, was handschriftlich notiert wird, kann verloren gehen oder beschädigt werden. Oftmals gibt es die Notiz genau einmal, ist sie weg, geht Information verloren.
Die analoge Weitergabe von Informationen ist weit fehleranfälliger als die digitale. Dabei ist noch nicht einmal immer klar, wo und wann der Fehler wie entstanden ist.
Die Zeitaufwände sind bei analogen Prozessen deutlich höher. Wie viel Zeit könnten Sie sparen, wenn Sie Service-Leistungen digital und nicht vor Ort umsetzen könnten? Wie viel Wegezeit ersparen Ihnen digitale Termine?

1. Kernprozesse

Grob gesagt, sind das alle jene Prozesse, die in irgendeiner Form in Verbindung zum Kunden stehen – sprich der Kundenservice, der Vertrieb, das Vertragsmanagement und die Produktion. Konsequenterweise hat die Digitalisierung von Prozessen in diesen Bereichen dann auch direkte Auswirkungen auf die Kundenbeziehung und Ihren Geschäftserfolg.

Und das können ganz einfache Dinge sein, wie die digitale Angebotserstellung oder die Bereitstellung auftragsbezogener Daten. Stellen Sie Ihren Kunden digitale Supportportale bereit, machen Sie wichtige Informationen durchgängig verfügbar. Bieten Sie digitale Services wie Fernwartung an, sparen Sie sich und dem Kunden Zeit und Geld.

2. Unterstützungsprozesse

Unterstützungsprozesse sind administrative Prozesse, die nicht in direktem Bezug zu Ihren Kunden stehen. Dazu gehören z.B. Buchhaltung und Finanzen, Einkauf, Logistik und Lagerverwaltung, HR oder Gebäudemanagement.

Die Prozessdigitalisierung in diesem Bereich wird Auswirkungen auf die Unternehmenskultur und Ihre Ressourcenplanung haben. Hier fallen Themen rein wie z.B. die Verarbeitung von Eingangsrechnungen, die Zeiterfassung, Dienstreisemanagement, das Bearbeiten und Auslösen von Bestellungen, die Personalakten und Leistungsnachweise sowie Online-Meetings.

Wir als iSAX kümmern uns darum, dass Ihre (manuelle) Produktion optimal läuft. Deshalb wollen wir uns an dieser Stelle die Hintergründe des Produktionsprozesses noch ein wenig näher anschauen.

Wie wir gerade schon festgestellt haben, handelt es sich bei Produktionsprozessen um Kernprozesse. Ihre Digitalisierung kommt also in hohem Maße dem Kunden zugute. Und wenn wir uns die vier Phasen des Produktionsprozesses anschauen, dann wird deutlich, wie viele manuelle und wiederkehrende Prozesse hier drin stecken – Prozesse, die digitalisiert werden können.

2. Überprüfen Sie die Prozesse auf Aktualität und Optimierungspotenziale

Kennen Sie schon unseren Leitspruch zum Thema Prozessdigitalisierung? „Ein schlechter Prozess ist digitalisiert immer noch ein schlechter Prozess.“ Das heißt ganz konkret: Ersetzen Sie den analogen Prozess nicht 1 zu 1 durch eine digitale Variante, sondern machen Sie ihn besser. Optimieren Sie ineffiziente Prozesse im Zuge der Prozessdigitalisierung und stimmen Sie sich mit den Fachabteilungen zu aktuellen Abläufen und Herausforderungen ab.

3. Bestimmen Sie den aktuellen Digitalisierungsgrad

Das kann für einzelne Prozesse aber auch global gelten. Wie digitalisiert ist Ihr Unternehmen bereits?

Stufe 1: Bei Ihnen sind die Prozesse noch papierbasiert.
Stufe 2: Wenige Prozesse sind digitalisiert.
Stufe 3: Es gibt noch Zwischenschritte zwischen den digitalen Lösungen, die analog durchgeführt werden.
Stufe 4: Ihre Prozesse sind vollständig digitalisiert.

Stufe 4 wird auf Sie wahrscheinlich nicht zutreffen, sonst würden Sie diesen Text nicht lesen. Aber ob Sie in Stufe 1, 2 oder 3 sind, macht einen grundlegenden Unterschied für die Herangehensweise an die Digitalisierung von Prozessen.

4. Priorisieren Sie die Prozesse nach wirtschaftlichem Nutzen und Kosten

Stecken Sie Ihre Kraft nicht in die Digitalisierung kleiner Randprozesse, sondern setzen Sie dort an, wo es wirklich weh tut. Oder besser gesagt, wo es Sie am besten weiterbringt. Evaluieren Sie dazu:

die Häufigkeit des Prozesses (repetitiv / Routinearbeiten)
den aktuellen Aufwand für die Durchführung des Prozesses
mögliche Verbesserungspotenziale des Prozesses (Qualität, Zeit, Kosten)
Kosten und mögliche Mehraufwände durch digitale Lösungen

5. Suche Sie nach Lösungen und Partnern

Jetzt sollten Sie einen Blick dafür haben, welche Prozesse sinnvoll und nutzbringend digitalisiert werden können. Analysieren und vergleichen Sie als Nächstes mögliche Standardlösungen je nach gewähltem Einsatzgebiet. Das könnten sein:

ein ERP zur Digitalisierung kaufmännischer Prozesse
ein CRM zur Digitalisierung aller Informationen rund um den Kunden
ein DMS zur Digitalisierung von Dokumenten
ein Werkerassistenzsystem zur Digitalisierung von manuellen Prozessen in der Produktion

Manchmal bringen Standardlösungen auch Funktionalitäten für weitere Szenarien mit sich. Ein gutes Werkerassistenzsystem zum Beispiel kann auch einfache Szenarien der Betriebsdatenerfassung abbilden, da es im Prozess ohnehin alle relevanten Daten erfasst und dokumentiert.

In anderen Fällen und wenn Sie zum Beispiel bereits einen gewissen Digitalisierungsgrad erreicht haben, sollten Sie auch Individualsoftware als Erweiterung von Standardlösungen in Betracht ziehen. In welchem Bereich auch immer Sie recherchieren, denken Sie daran, einen Projektverantwortlichen festzulegen, der sich fachlich um die Umsetzung kümmert.

Sollten Sie feststellen, dass Sie Unterstützung brauchen, suchen Sie nach erfahrenen Digitalisierungspartnern, die sich in der Digitalisierung der Produktion auskennen und entsprechendes Know-how mitbringen.

Beispiel #1

Was?
Digitalisierung manueller Arbeitsschritte in der Produktion

Wie?
Digitale Schritt-für-Schritt-Anweisungen werden dem Werker direkt am Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt. Diese werden durch verschiedene Medien, wie z.B. Text, Bild, 3D-Zeichnungen, Videos angereichert.

Womit?
Werkerassistenzsystem weasl

Das Ergebnis?
Papierbasierte Arbeitsanweisungen und Laufzettel verschwinden aus der Produktion. Auch herkömmliche digitale Arbeitsanweisungen per Excel und PDF können ersetzt werden.

Beispiel #6

Was?
Individuell modellierte Prozessdigitalisierung

Wie?
Auf Basis von Digitalisierungsplattformen können Sie individuelle Lösungen entwickeln, die überall dort greifen, wo Standardlösungen nicht funktionieren. Ein Beispiel: Wollen Sie Kennzahlen sinnvoll visualisieren und für Prognosen nutzen, ist ein individuelles Dashboard sinnvoll, das auf Ihr Unternehmen maßgeschneidert ist.

Womit?
IoT-Plattformen wie ThingWorx, Cumulocity oder AWS IoT

Das Ergebnis?
Sie erhalten eine Lösung, die sich in Ihr Unternehmen integriert, zu Ihren Anforderungen passt und Daten so zur Verfügung stellt, dass sie von maximalem Nutzen für Sie sind.

Fazit

Die Digitalisierung von Prozessen steht bei vielen Unternehmen ganz oben auf der Liste. Doch aufgrund der Vielzahl der Prozesse ist es wichtig zu recherchieren, welche Prozessdigitalisierung den größten Nutzen für das Unternehmen und Ihre Kunden bringt.

Fokussieren Sie sich auf Kernprozesse zum Beispiel aus der Produktion und achten Sie darauf, dass Sie sich für nutzerfreundliche und durchgängige Lösungen entscheiden. Denn die Digitalisierung von Prozessen soll kein Selbstzweck sein, sondern Ihre Mitarbeitenden optimal unterstützen und Sie befähigen, auf Basis von Daten die nächsten Optimierungsschritte abzuleiten.

Prozesse digitalisieren – aber richtig.
Mit der Unterstützung von iSAX

Erinnern Sie sich an die Staufen-Studie vom Anfang dieser Seite? In der steht auch, dass 61 % der Unternehmen die Daten, die sie erheben, gar nicht richtig verstehen – und dennoch auf dieser Basis Entscheidungen treffen.

Prozesse sollten so digitalisiert werden, dass die Daten, die dabei entstehen, für die Nutzer auch verständlich und nutzbar sind. An dieser Stelle kommen wir ins Spiel. Wir möchten Ihnen heute unser Workshop-Angebot empfehlen: Wir setzen uns mit Ihnen zusammen, analysieren Ihre konkrete Situation und entwickeln gemeinsam den Ausgangspunkt für Ihre erfolgreiche Prozessdigitalisierung.

Klingt reizvoll? Dann füllen Sie einfach das nachfolgende Formular aus. Wir melden uns umgehend bei Ihnen.

Digitalisierung von Prozessen: alles Wissenswerte + Leitfaden zur Umsetzung

Inhalt

Digitalisierung von Prozessen: Definition und Ziel

Prozessdigitalisierung Option 1: Digitalisierung an sich als Ziel

Prozessdigitalisierung Option 2: Automatisierung als Ziel

Warum sollten Sie die Digitalisierung von Prozessen in Angriff nehmen?

Welchen Nutzen bringt die Prozessdigitalisierung?

Digitalisierung von Prozessen:
Typische Einwände und was wir dazu sagen